Miten selvitä koko perheen etäpäivistä? EK:n asiantuntijat kertovat vinkkinsä

Suomalaiset ovat kerta heitolla tehneet digikolmiloikan etätyöskentelyyn. Etänä tehdään tällä hetkellä niin töitä kuin opiskelua. Samalla monessa kodissa hoidetaan lapsia työnteon ohella. Osaamisen ja digitalisaation asiantuntijat Taina Susiluoto ja Mikko Vieltojärvi käyvät dialogia etäperheen arjen visaisista kysymyksistä. Ja vaihtavat parhaita vinkkejä aikataulutuksesta verotukseen!

Miten Taina teillä on järjestetty etäpäivinä työntekemisen ja opiskelun yhdistäminen? Mikä on ollut yllättävin haaste ja miten olette saaneet sen ratkaistua?

Taina:  Aluksi ajattelin, että tämähän on ihan piece of cake. Pakko myöntää, että olin väärässä. Sinänsä kaikilla toimii etälaitteet hyvin, mutta yllättävää on ollut se, miten arjessa saa yhteensovitettua kaiken.  Minä teams-kokouksissa pitkin päivää ja mies johtaa omaa arkkitehtitoimistoa viereisessä huoneessa skypellä. Samaan aikaan vieressä pyörii ‘etäyläkoulu’, ‘etäalakoulu’ ja 3-vuotiaan ‘etäpäiväkoti’. Isommat lapset kilpaurheilevat, joten olohuone on muuttunut treenisaliksi ja ruoan kulutus on todella kova. Tässä pyöritän siis myös suurperhekeittiötä.  Jokaisen on täytynyt joustaa aikatauluista ja siitä, missä kukin istuu etälaitteensa kanssa. Lisäksi on sovittu, että päivä alkaa aina ulkoilulla ja päättyy ulkoiluun.

Mitä yllättävää ja ennakoimatonta etätyössä on tullut vastaan?

Mikko: Ehkä tietoturva on tullut huomioitua ihan eri tavalla kuin alun perin ajattelin. Heräsin oikeastaan pohtimaan tietoturvaa laajemmin, kun opettajat toivoivat twitterissä “isien pitävän housut jalassa”. Etäyhteyksiä käyttäessä on syytä olla tavallistakin tarkempana, ettei vahingossa tule jaettua luottamuksellisia asioita tai puhuttua niistä muiden perheenjäsenten kuullen. Vastamelukuulokkeet ja erillinen työhuone auttavat tässä pitkälle.

Mikon kotikonttori

Tässä tilanteessa tuskin kenelläkään arki toimii normaaliin tapaan. Onko sinulla mitään vinkkejä tässä tilanteessa toimimiseen?

Taina: Kotona saatetaan elää monta arkea päällekkäin ja monien aikataulujen mukaan (työ, koti, koulu, harrastukset). Jos olet aikatauluttamassa palaveria, niin kannattaa kuunnella palaveriin osallistuvien toiveet videokokoukselle. Jousta sinä, sillä todennäköisesti voit niin tehdä. Ota normaalin työajan ulkopuoliset ajat käyttöön, kun se kaikille sopii. Esimerkiksi tällä viikolla minulle tuli 10 minuutin varoajalla teams-kokous. Miehellä oli samaan aikaan 20 henkeä linjoilla. Isommat lapset ottivat hienosti minulta lennossa ruoanlaittovastuun. Mutta kun katsoin keittiöön, niin siellä 3-v. seisoi paljain jaloin keskellä lasinsiruja, kun oli tempaissut astian alas. Teams-kokous seis ja katastrofia selvittelemään.  Näitä esimerkkejä varmaan lapsiperheissä riittää tältä viikolta!

Millaiset työskentelyolosuhteet sinulla on kotona?

Mikon konttoripäälliköt

Mikko: En normaalisti tee kovinkaan paljoa etätöitä, joten ihan kaikki fasiliteetit eivät olleet kunnossa. Päätin nyt kuitenkin investoida ja laittaa kotitoimiston kuntoon uuden näytön ja näppäimistön avulla. Työhuonevähennys ja työvälineiden hankkimisesta aiheutuvien kulujen vähennys verotuksessa onneksi auttavat. Työhuonevähennys haetaan veroilmoituksella tai se voidaan ottaa huomioon jo verokortilla ennakonpidätysprosenttia määritettäessä. Jos etätyöpäivien määrä on enintään 50 prosenttia kaikista työpäivistä vuodessa, vähennyksen määrä on 450 euroa vuonna 2020.

Työvälineiden hankinnasta aiheutuvat kulut voidaan vähentää ansiotuloista vain siltä osin kuin niiden yhteismäärä ylittää kaavamaisen tulonhankkimisvähennyksen (750€) määrän

Taina: Tässä olisi myös hyvä paikka käydä keskustelua työnantajan kanssa, että olisiko tarvittavat työvälineet mahdollista hakea toimistolta kotiin.

Voidaanko muuten etätyöstä aiheutuvia ylimääräisiä kuluja vähentää verotuksessa?

Taina: Kyllä, mutta normaaleja elantomenoja ei voida vähentää. Esimerkiksi työssä tarvittavat näytöt, näppäimistöt tai kuulokkeet voi vähentää verotuksessa. Jos työvälineet ovat vain osittain työkäytössä, vähennys voidaan tehdä luonnollisesti vain työkäytön osalta. Näyttövelvollisuus työkäytöstä on työntekijällä ja vähennystä kuluista vaaditaan veroilmoituksella. Työntekijä voi myös hakea muutosverokortin, jolloin kulut otetaan huomioon ennakonpidätysprosentissa.

Entä internetyhteys, lisääntyvä sähkönkulutus?

Taina: Lähtökohtaisesti kyllä. Internet-yhteys on usein myös työntekijän omassa henkilökohtaisessa käytössä. Tällaisessa tapauksessa voidaan vähennyskelpoiseksi yleensä katsoa 50 prosenttia yhteyden hinnasta. Lisääntyvä sähkönkulutus on usein hankala mitata tarkasti. Jos se ei ole mitattavissa, kaavamainen työhuonevähennys kattaa myös sähkön osuuden.

Mikko: Kuinka paljon etätyöskentely itse asiassa edes eroaa tavanomaisesta työskentelystä silloin, kun työskentely onnistuu myös kotoa käsin? Ainakin itselläni työtehtävät ovat pitkälti samoja, ainoastaan työn tekemisen tavat ovat nyt muuttuneet.

Taina: Loppujen lopuksi aika vähän. Työaika määräytyy lähtökohtaisesti samalla tavalla ja etätyössä tehdään yhtä lailla työnantajan määräämiä tehtäviä. Toki joustot puoleen ja toiseen ovat suotavia varsinkin tällaisessa poikkeustilanteessa. Kunhan tilanne tästä normalisoituu, niin etätyö on varmasti arkea entistä useammalle meistä. Olen kyllä ylpeä siitä, miten porukka on tällä viikolla oppinut ja ideoinut erilaisia toimintatapoja – ja nyt jos koskaan uudistumisen tulisi olla sallittua ja toivottua työpaikoilla.

Pitääkö tietoturva huomioida eri tavalla etätöissä?

Mikko: Muista kolme kultaista sääntöä:

1) Työpaikan laitteet ovat vain työkäyttöön. Vaikka kuinka tekisi mieli antaa läppäri lapselle pelaamista varten, älä anna. Riski, että työpöydälläsi oleva luottamuksellinen dokumentti lähtee väärään osoitteeseen, on suuri.

2) Tekninen tietoturva on useimmilla kunnossa. Virus- ja tietoturvapäivitykset kannattaa tehdä huolellisesti myös etätyöaikana

3) Luottamukselliset asiat ovat luottamuksellisia. Älä puhu tai viesti luottamuksellisia asioita myöskään kotona niin, että lapset ja puoliso kuulevat. Lapset ovat näppäriä ja saattavat laittaa omia kanaviaan eteenpäin lauseitasi, joita ei ole tarkoitettu vieraille korville.

Miten opettajan kannattaisi järjestää etäopetus niin, että toimii koko perheen kannalta?

Taina:  Opettajat ovat todella innolla lähteneet etäkouluun ja se on arvostettavaa. Perheitä voisi helpottaa, että koulun opettajat sopisivat yhdessä käytännöt läksyjen antamisessa ja olisivat joustavia määräaikojen kanssa. Nyt osalta opettajia tulee samalle päivälle tehtävät, onneksi osa ymmärtää antaa useampia päiviä aikaa. Parhaiten onnistutaan, kun kotona aikataulutetaan yhdessä lasten koulunkäynti ja vanhempien työt. Vanhempien etätyössä on aikataulutettuja kokouksia ja kiireisiä määräaikoja. Opettajien olisi hyvä huomioida tämä koulutehtävien antamisessa ja aikatauluttamisessa. Jos on vanhempien vaikea tehdä täyspainoisesti etätöitä ja lasten opettamista, niin ihan vastaavasti lasten on mahdoton opiskella samalla teholla kotona kuin aiemmin koulussa.

Keiden lapset saavat mennä kouluun?

Mikko: Koulutuksen järjestäjillä on maanantaista 23.3. alkaen velvollisuus järjestää perusopetusta lähiopetuksena kaikille 1-3 vuosiluokkien oppilaille. Valtioneuvoston suositus kuitenkin on, että koronatartuntojen ehkäisemiseksi myös alaluokkien oppilaat olisivat mahdollisimman laajasti etäopetuksessa ja kotihoidossa.

Entä voiko työnantajalle syntyä velvoitetta korvata etätyöstä aiheutuvia lisäkuluja?

Taina: Yleensä etätyöstä ei aiheudu merkittäviä lisäkuluja. Jos näin kuitenkin olisi käymässä, kannattaa olla yhteydessä työnantajaan ennen kuin kulut ovat syntyneet.

Millaisia joustoja työaikalaki mahdollistaa etätyöhön?

Mikko: Työaika määräytyy etätyössä lähtökohtaisesti samalla tavalla kuin perinteisessä työpaikalla tehtävässä työssä. Tämä koskee myös työaikaan liittyviä joustoja.

Miten toimitaan tilanteessa, jossa etätyöskentely ei onnistu täysimääräisesti? Esimerkiksi lapsen hoidon ja työnteon yhdistäminen?

Taina: Nyt on hyvä muistaa, että koko Suomi ja maailma elää poikkeusaikaa. Siksi solidaarisuus, joustaminen ja luottamus ovat todella tärkeässä asemassa puolin ja toisin. Mahdolliset lastenhoitoon liittyvät rajoitteet on hyvä ottaa esille, kun etätyöstä keskustellaan ja kertoa myös heti, jos tilanne kotona muuttuu. Työntekijä ja työnantaja voivat halutessaan aina sopia työaikajoustoista, palkattomasta poissaolosta tai osa-aikatyöstä.

Miten vaihtoehtoja lomautuksille on niissä tehtävissä, joissa etätyö ei onnistu, mutta työ on väliaikaisesti loppu?

Mikko: Vuosiloman käyttö, työajan tasoittumisvapaat ja työajan lyhennyspäivät, esimerkiksi. On kuitenkin huomattava, että niin vuosiloman kuin muidenkin vapaiden ajankohdan määräämiseen liittyy säännöksiä joko laissa tai työehtosopimuksissa. Työehtosopimusmääräykset vieläpä vaihtelevat alalta toiselle. Kesälomakausi alkaa 2.5., eikä työnantaja voi yksipuolisesti määrätä lomaa alkavaksi esimerkiksi nyt heti.

Voiko työnantaja velvoittaa etätöitä tekevää työntekijää osallistumaan kokoukseen tiettyyn ajankohtaan?

Taina: Minusta nyt on johtajilla oltava tunneälysarvet pystyssä antaessa työtehtäviä, vaikka tietenkin etätyössäkin tehdään ihan samoin työnantajan osoittamia tehtäviä ja osallistutaan kokouksiin, kuten työpaikallakin.  Tässäkin varmasti asioista puhuminen on tärkeää, jotta puolin ja toisin ymmärretään toisen tilanne ja taustalla olevat syyt.

Voiko työnantaja tukea lapsen hoitamisessa, jotta etätyö sujuisi tehokkaammin?

Taina: Kyllä voi, mutta tällä hetkellä vain sairaanlapsen hoitoon ostettava palvelu on verovapaata. Nyt kun niin moni työskentelee kotoa ja samalla hoitaa pieniä lapsia, olisi verovapauden laajennus näinä poikkeuksellisina aikoina tärkeä tuki perheille. Kaikki rajoitustoimet Suomessa tähtäävät siihen, että riskiryhmät pysyisivät terveinä ja monen perheen osalta isovanhempien tukeen ei nyt voi nojata. Siksi hoitopalvelut ovat monille aiempaa tärkeämpiä.

Mikä on ollut viikon high light?

Mikko: Työhön liittyen high lightteja oli oikeastaan kaksi. Ensimmäinen oli keskiviikkona pidetty ja etukäteen jännitetty iso etäkokous, joka meni erittäin hyvin. Toinen high light oli hetken työskentely aurinkoiselle, mutta vielä vähän viileällä terassilla.

Taina: Omalta osalta mieleenpainuvinta oli perheen yhteinen aamukävely auringonpaisteessa ja keväisen luonnon ihmettely rannalla.  Siitä oli mukava fiilis aloittaa päivän työt ja koululäksyt. Tällaisia hetkiä ei vielä viikko sitten arjessa ollut.

Taina ulkolemassa perheensä kanssa

 

Kirjoittajat

Kommentit

Kommentoi