Mitä yrityksen tulee tietää uudistetusta hankintalaista

Tulosta

Sisältö

(otsikkoa klikkaamalla pääset oikeaan kohtaan)

  1. Milloin hankinta pitää kilpailuttaa lain menettelysäännösten mukaisesti
  2. Milloin hankintaa ei tarvitse kilpailuttaa
  3. Millaisin menettelyin hankinnat pitää kilpailuttaa
    3.1 Pienhankinnat
    3.2 Kansalliset hankinnat
    3.3 Sosiaali- ja terveyspalveluiden hankinnat ja muut erityiset palveluhankinnat
    3.4 Käyttöoikeussopimukset
    3.5 EU-hankinnat
    3.5.1. Hankintamenettelyt EU-hankinnoissa
    3.5.2. Paljonko tarjoajille pitää antaa aikaa tarjouksen tekemiseen
    3.5.3. Missä hankinnoista ilmoitetaan
    3.5.4. Miten hankinnan kohde kuvataan
    3.5.5. Entä jos tarjouksesi ei olekaan tarjouspyynnön mukainen
    3.5.6. Hankintasopimuksen jakaminen osiin ja muut pk-yritysten
    3.5.7. Alihankinnat entistä tiukempaan syyniin
    3.5.8. Pakollisia poissulkemisperusteita tuli lisää
    3.5.9. Myös Harkinnanvaraisia poissulkemisperusteita tuli lisää
    3.5.10. Lisääntyneiden poissulkuperusteiden vastapainoksi ehdokkaalle tai tarjoajalle on annettu oikeus korjaaviin toimenpiteisiin (Self cleaning)
    3.5.11. Yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja (ESPD) on
    3.5.12. Tarjouksen valintaperusteissa korostuvat yhä enemmän ympäristö- ja sosiaaliset kriteerit
  4. Saako hankintayksikkö keskeyttää aloittamansa kilpailutuksen
  5. Eteneminen hankintapäätökseen ja sitä kautta hankintasopimukseen voittajan kanssa
  6. Entä jos koet että kilpailutus ei mennyt oikein tai tulit kaltoin kohdelluksi
  7. Hankintasopimuksen olennainen muuttaminen sopimuskaudella voi johtaa uudelleenkilpailuttamisvelvoitteeseen

********************************************

1. Milloin hankinta pitää kilpailuttaa lain menettelysäännösten mukaisesti

Kenen pitää kilpailuttaa hankintansa 

Yksi hankintalain päätavoitteista on julkisten varojen tehokas käyttö. Yksinkertaistaen voi sanoa, että hankintalaki ja sen määräämät menettelysäännöt astuvat kuvaan, kun ollaan tekemässä ostoksia verovaroilla. Tyypillisiä julkisia hankkijoita ovat kunnat ja valtion viranomaiset, mutta lain tarkoittamia hankintayksiköitä voivat olla myös esimerkiksi kuntien tai valtion omistuksessa olevat laitokset samoin kuin kirkot ja niiden seurakunnat.

Jopa yksityinen yritys voi joutua kilpailuttamaan hankintalain mukaisesti sellaisen hankinnan, johon se on saanut julkista tukea yli puolet hankinnan arvosta.

Minkä suuruiset hankinnat pitää kilpailuttaa  

Hankintayksikön pitää kilpailuttaa hankintansa lain menettelysäännösten mukaisesti, jos se ennakkoon arvioi, että hankinnan taloudellinen arvo ylittää, ilman arvonlisäveroa, laissa asetetut euromääräiset kynnysarvot.

Laki kieltää nimenomaisesti pilkkomasta hankintaa keinotekoisesti osiin kynnysarvojen ylittymisen ja kilpailuttamisvelvollisuuden välttämiseksi. Esimerkiksi uuden koulurakennuksen kalusteet on hankittava luonnollisina kokonaisuuksina eikä tuoli kerrallaan.

Omat laskentasääntönsä on myös hankinnoista, joiden voi olettaa toistuvan säännöllisesti. Esimerkiksi kopiopaperia ostettaessa on arvioitava, paljonko siihen kuluu rahaa vuositasolla, eli lainmukaista ei ole jättää hankintalakia sivuun todeten, että riisi paperia maksaa alle kaikkien kynnysarvojen.

EU-hankinnat: Kun hankinnan arvo ylittää EU-kynnysarvon, joudutaan noudattamaan kaikkia lain menettelysäännöksiä.

Kansalliset hankinnat: Kun hankinnan arvo jää alle EU-kynnysarvon, mutta ylittää kansallisen kynnysarvon, noudatettavaksi tulevat lain kevyemmät menettelysäännöt.

Pienhankinnat: Kun hankinnan arvo jää alle kansallisen kynnysarvon, sitä ei tarvitse tehdä hankintalain mukaisesti. Näissä ns. pienhankinnoissa on kuitenkin noudatettava avoimuuden ja syrjimättömyyden periaatteita. Hankintayksiköt saattavat itse ohjeistaa tarkasti myös pienhankintojen menettelyjä.

Huomaa myös, että olennaiset muutokset jo kilpailutettuun sopimukseen voivat johtaa uudelleenkilpailuttamisvelvollisuuteen, ja euromäärillä voi silloinkin olla erityistä merkitystä, katso tarkemmin jakso 7.

EU-kynnysarvot ovat entisellä tasolla

  • Tavara- ja palveluhankinnat sekä suunnittelukilpailut 209.000 € (valtion keskushallintoviranomaisten hankinnoissa 135.000 €)
  • Rakennusurakat 5.225.000 €

Kansalliset kynnysarvot ovat nousseet reilusti

  • Tavara- ja palveluhankinnat sekä suunnittelukilpailut 60.000 €
  • Rakennusurakat 150.000 €
  • Koulutus- ym. palvelujen hankinnat 100.000 €
  • Sosiaali- ja terveyspalvelujen hankinnat 400.000 €
  • Muiden erityisten palvelujen hankinnat 300.000 € (esim. hotelli- ja ravintolapalvelut, oikeudelliset palvelut)
  • Käyttöoikeussopimukset 500.000 €

Hankintasopimusten lisäksi myös käyttöoikeussopimukset on kilpailutettava

Uuden lain kevyet menettelysäännökset koskevat myös käyttöoikeussopimusta. Se eroaa hankintasopimuksesta lähinnä siinä, että käyttöoikeussopimuksessa rahallisen vastikkeen ohella tai sijasta yritys saa itselleen tiettyjen palvelujen käyttöoikeuden. Viranomainen siis antaa yritykselle sopimuksella oikeuden tuottaa kansalaisille tiettyjä palveluja, ja yritys saattaa periä maksun hankintayksikön sijaan palvelua käyttäviltä asiakkailta. Käyttöoikeussopimuksia on tehty Suomessa tähän asti kohtalaisen vähän.

Tyypillinen esimerkki voisi olla vaikkapa julkinen tiehanke, jossa valtio ei, toisin kuin julkisessa hankinnassa, maksaisi moottoritien rakentavalle ja sitä ylläpitävälle yritykselle rahallista korvausta tien rakentamisesta tai kunnossapidosta, vaan yritys saisi periä maksua tietä käyttäviltä autoilijoilta.

Erityisaloilla noudatetaan hankintalain sijaan erityisalojen hankintalakia

Erityisaloilla noudatetaan hankintalain sijaan lakia vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (jäljempänä erityisalojen hankintalaki). Laki vastaa pitkälti hankintalakia, mutta siinä ei esimerkiksi ole lainkaan kansallisia kynnysarvoja, ja lain menettelysäännökset ovat hankintalakia joustavampia.

Erityisalojen hankintalaki soveltuu erityisaloilla toimivien yksiköiden hankintoihin, esimerkiksi kun energiayhtiö hankkii vaikkapa toiminnassaan tarvitsemiaan laitteita. Normaalin hankintalain mukaan mennään sen sijaan tilanteessa, jossa muulla kuin erityisaloilla toimiva hankintayksikkö hankkii esimerkiksi energiaa tai postipalveluja.

Linkki erityisalojen hankintalakiin: https://www.finlex.fi/fi/laki/smur/2016/20161398

Alkuun

********************************************

2. Milloin hankintaa ei tarvitse kilpailuttaa

Vaikka ostajana olisi lain tarkoittama hankintayksikkö, ja kynnysarvotkin ylittyisivät, hankintaa ei aina tarvitse kilpailuttaa.

Laki ei sovellu kaikkiin hankintoihin

Lain soveltamisalaan on tehty tiettyjä yleisiä rajauksia. Hankintalakia ei sovelleta esimerkiksi silloin, jos hankintayksikköä sitovat jonkun muun tahon, esimerkiksi kansainvälisen järjestön asettamat menettelysäännöt rahoittamilleen hankinnoille.

Palveluhankintojen osalta lakiin on tehty useita rajauksia. Esimerkiksi tutkimus- ja kehittämispalvelujen hankintoja ei tarvitse kilpailuttaa, paitsi jos hyöty koituu ainoastaan hankintayksikölle, ja se maksaa palvelun yksin kokonaan. Tutkimus- ja kehittämispalvelun hankintaa ei siis tarvitse kilpailuttaa esimerkiksi silloin, kun rahoittajina on vaikkapa useita julkisia ja yksityisiä tahoja, ja palvelun tuloksia voi hyödyntää kuka tahansa.

Hankinnat omalta sidosyksiköltä tiukemman sääntelyn piiriin

Hankintalakia ei sovelleta hankintaan, jonka hankintayksikkö tekee sidosyksiköltään. Edellytyksenä on, että hankintayksikkö käyttää yksikköön määräysvaltaa kuten omiin toimipaikkoihinsa. Vielä edellytyksenä on, että yksikkö harjoittaa enintään viiden prosentin ja enintään 500.000 euron osuuden liiketoiminnastaan muiden tahojen kuin siihen määräysvaltaa käyttävän hankintayksikön kanssa. Esimerkiksi kunta voisi siten ostaa ilman kilpailuttamista palveluja yhtiöltä, joka on täysin sen määräysvallassa, ja jonka liiketoiminta kohdistuu lähes yksinomaan kyseiseen kuntaan.

Uusia tiukempia ulosmyyntirajoja aletaan noudattaa asteittain siirtymäkauden kuluessa. Yleisesti uutta viiden prosentin ja 500.000 euron rajoitusta on noudatettava vuoden 2019 alusta lähtien. Sosiaali- ja terveyspalvelujen alalla toimivien sidosyksiköiden osalta uudet rajat pätevät vuoden 2022 alusta lukien. Siihen asti noudatetaan nykyistä kymmenen prosentin rajaa. Jätehuollon osalta on vielä erikseen säädetty, että vuoden 2017 ajan prosenttiraja on 15, ja vuoden 2018 ajan 10 %.

Suorahankintaperusteet luetellaan laissa tyhjentävästi

Laki luettelee tilanteet, joissa hankintayksikkö voi tehdä suorahankinnan. Suorahankinta on oikeastaan yksi hankintamenettely muiden joukossa, mutta sen käytölle on ymmärrettävästi asetettu erittäin tiukat edellytykset.

Suorahankintaperusteita voivat olla esimerkiksi hankintayksiköstä riippumaton, ennakoimaton kiire tehdä välttämätön sopimus, tavaroiden hankkiminen edullisesti konkurssipesästä taikka taideteoksen hankkiminen. Suorahankintaan voidaan siirtyä myös, jos esimerkiksi avoimen menettelyn kautta ei ole saatu lainkaan tarjouksia. Samoin suorahankinta voidaan tehdä, jos vaikkapa teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan.

Asiakkaan valinnanvapauteen perustuvat järjestelyt eivät ole julkista hankintaa

On hyvä huomata, että asiakkaan valinnanvapauteen perustuvat järjestelyt eivät lähtökohtaisesti ole julkista hankintaa, eivätkä kuulu hankintalain piiriin. Näin on tilanne, jos toimittajan valitsee hankintayksikön sijaan julkista palvelua käyttävä asiakas, eikä hankintayksikkö merkittävästi vaikuta siihen, mitkä toimittajat pääsevät mukaan järjestelmään. Kohtuullisia kelpoisuuskriteereitä voidaan toki asettaa, mutta mitä enemmän hankintayksikkö valikoi mukaan pääseviä toimittajia, sitä lähempänä aletaan olla julkista hankintaa, joka pitää kilpailuttaa.

********************************************

Alkuun

3. Millaisin menettelyin hankinnat pitää kilpailuttaa

Kuten jaksossa 1 todettiin, hankintalain määräämät hankintamenettelyt riippuvat siitä, minkä arvoiseen hankintaan ollaan ryhtymässä.

3.1 Pienhankinnat

Kun esimerkiksi kunnalle tulee eteen yksittäinen, satunnainen ja vähäarvoinen hankinta, on usein helppo arvioida, ettei hankinnan arvo tule yltämään hankintalain kansallisiin kynnysarvoihin, saati EU-kynnysarvoihin. Hankintalaki ei sovellu, ja hankinta voidaan tehdä hankintayksikön parhaaksi katsomalla tavalla. Hankintayksikön oma pienhankintaohjeistus saattaa määrätä, ettei esimerkiksi yli tuhannen euron arvoista tavaraa voi ostaa suoraan naapuriliikkeestä, vaan tarjouksia pitää pyytää puhelimitse vaikkapa kolmelta myyjältä. Hankinnan arvon noustessa kasvavat myös avoimuuden ja syrjimättömyyden vaatimukset.

3.2 Kansalliset hankinnat

Jos tavaraa, palvelua tai rakennusurakkaa ollaan hankkimassa sen verran, että hankinnan ennakoidun arvon voi arvioida ylittävän sitä koskevan kansallisen kynnysarvon, esimerkiksi tavara- ja palveluhankintojen kohdalla 60.000 euroa, hankintayksikön on kilpailutettava hankinta siten kuin hankintalain kansallisia hankintoja koskevat, varsin kevyet menettelysäännöt edellyttävät.

Hankintalaki määrää, että hankintayksikön on noudatettava kansallisissa hankinnoissa tasapuolisuuden, syrjimättömyyden, avoimuuden ja suhteellisuuden periaatteita. Menettelyjen tarkempi sisältö jää siten hankintayksikön päätettäväksi. Hankintayksikön on siis ilmoitettava kansallisista hankinnoista avoimesti, kohdeltava tarjoajia ja ehdokkaita kaiken aikaa syrjimättömästi sekä tasapuolisesti, ja suhteutettava vaatimuksensa oikeasuhtaiseksi siihen nähden, mitä se on kulloinkin hankkimassa.

Luonnollisesti hankintayksikkö voi halutessaan tehdä kansallisia hankintoja niillä kohdassa 3.5 kuvatuilla menettelyillä, joita EU-hankinnoissa on pakollisena noudatettava. Lakiuudistuksen tarkoituksena on kuitenkin ollut keventää kansallisten hankintojen menettelyjä niin, että niihin voitaisiin esimerkiksi sisällyttää enemmän neuvottelua, joustonvaraa ja hankinnan kohteen kannalta tarkoituksenmukaisia piirteitä.

Suorahankintaperusteet ovat kansallisissa hankinnoissa yhtä tiukat kuin EU-hankinnoissa. Jonkinlainen kilpailutus tulee siis järjestää, vaikka sen kulusta ei määrätä läheskään sillä tarkkuudella kuin EU-hankinnoissa. Kansallisesta hankinnastakin on tehtävä kirjallinen, valituskelpoinen päätös ja hankintasopimus.

3.3 Sosiaali- ja terveyspalveluiden hankinnat ja muut erityiset palveluhankinnat

Silloin kun sosiaali- ja terveyspalvelujen hankinnan arvon voidaan ennakoida ylittävän 400.000 euroa, tai muiden erityisten palvelujen (esim. hotelli- ja ravintolapalvelut) ylittävän 300.000 euroa, hankintayksikön on kilpailutettava hankinta hankintalain edellyttämien kevyiden menettelysääntöjen mukaisesti. Menettely vastaa hyvin pitkälti edellä kohdassa 3.2 kuvattuja kansallisten hankintojen menettelysääntöjä.

Sosiaali- ja terveyspalvelujen osalta hankintalaki asettaa vielä hankintayksiköille erinäisiä velvoitteita palvelujen käyttäjien tarpeiden huomioimiseksi tai esimerkiksi asiakkaalle merkittävän hoitosuhteen turvaamiseksi.

Alkuun

3.4 Käyttöoikeussopimukset

Mikäli hankintayksikkö on aikeissa tehdä ennakoidulta arvoltaan yli 500.000 euron arvoisen käyttöoikeussopimuksen, sen on kilpailutettava sopimus hankintalain edellyttämien kevyiden menettelysääntöjen mukaisesti. Menettely vastaa pitkälti jaksossa 3.2 kuvattujen kansallisten hankintojen ja jaksossa 3.3 kuvattujen sosiaali- ja terveyspalvelujen hankintojen menettelysäänöksiä.

3.5 EU-hankinnat

Mikäli hankintayksikkö on aikeissa toteuttaa ennakoidulta arvoltaan EU-kynnysarvot ylittävän hankinnan, eli esimerkiksi yli 209.000 euron arvoisen tavarahankinnan, sen on noudatettava hankintalain tiukkoja menettelysääntöjä koskien EU-kynnysarvon ylittäviä hankintoja.

Alla käydään lyhyesti läpi yleisimpiä, EU-hankinnoissa tyypillisimmin käytettäviä menettelyjä.

3.5.1. Hankintamenettelyt EU-hankinnoissa

Avoin menettely on kaikkein yleisin

Avoin menettely on selvästi useimmiten käytetty hankintamenettely julkisissa tarjouskilpailuissa. Sen käytölle ei ole asetettu mitään edellytyksiä, eli hankintayksikkö voi aina halutessaan käyttää sitä. Avoimeen menettelyyn voi osallistua kuka tahansa. Menettelyn kulku on uudessa laissa sama kuin ennenkin.

Kilpailutus alkaa hankintailmoituksen julkaisusta. Hankintayksikön tulee jo samana päivänä asettaa sähköisesti kaikkien saataville hankinta-asiakirjat, kuten tarjouspyyntö liitteineen.

Tarjouspyynnöstä ilmenee, mitä hankintayksikkö on ostamassa ja millä ehdoilla. Siinä kerrotaan myös, mihin ajankohtaan mennessä tarjoukset on jätettävä ja mihin osoitteeseen. Tarjoajan on noudatettava tarkkaan näitä määräyksiä.

Tarjousajan umpeutumisen jälkeen hankintayksikkö käsittelee saapuneet tarjoukset. Uudessakin laissa erotetaan toisistaan tarjoajien soveltuvuuden ja tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi.

Tarjoajan soveltuvuuden osalta hankintayksikkö tarkistaa, että tarjoaja täyttää yrityksenä kaikki tarjouspyynnössä asetut soveltuvuusehdot, niin taloudelliset (esim. yrityksen vakavaraisuus ja liikevaihto) kuin tekniset (esim. yrityksen henkilöstö, kalusto ja referenssit). Yrityksen ominaisuuksiin liittyy myös sen tarkistaminen, ettei tarjoajan kohdalla täyty mikään poissulkuperuste.

Sen lisäksi, että tarjoajayrityksen tulee olla soveltuva, myös yrityksen antaman tarjouksen on oltava tarjouspyynnön mukainen. Hankintayksikkö tarkastaa, että tarjouksessa tarjotaan pyydettyä tuotetta pyydetyillä ehdoilla. Tämän jälkeen hankintayksikkö valitsee voittavan tarjouksen, tarjouspyynnössä ilmoitetuin valintaperustein.

Hankintapäätös annetaan kirjallisesti tiedoksi kaikille tarjoajille. Päätökseen tyytymätön tarjoaja vaatia hankintayksikköä oikaisemaan päätöksensä tai tehdä valituksen markkinaoikeuteen.

Rajoitettu menettely pysynyt ennallaan

Avoimen menettelyn tapaan myös rajoitettu menettely on aina hankintayksikön käytettävissä, ja kaikki halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua tarjouskilpailuun. Tarjouksen voivat sen sijaan tehdä vain hankintayksikön osallistujien joukosta valitsemat ehdokkaat.

Hankintayksikkö voi etukäteen rajata, kuinka monelta ehdokkaalta se pyytää tarjouksen. Vähimmäismäärä ilmoitetaan hankintailmoituksessa. Tarjoajiksi hyväksyttävät ehdokkaat on valittava syrjimättömillä, hankintailmoituksessa etukäteen ilmoitetuilla soveltuvuus- ja arviointiperusteilla.

Rajoitettu menettely on käyttökelpoinen esimerkiksi tilanteessa, jossa tarjouksia arvioitaisiin avoimessa menettelyssä saatavan huomattavan paljon. Osallistumishakemuksella pääsee eräänlaiseen esikarsintaan, jonka läpäisseet pääsevät sitten tekemään tarjouksen itse tarjouspyyntöön.

Neuvottelumenettelyn käyttö mahdollista aiempaa useammin

Toisin kuin avoin menettely, neuvottelumenettely ei ole vapaasti hankintayksikön valittavissa. Uusi laki mahdollistaa kuitenkin neuvottelumenettelyn käytön aiempaa useammin. Neuvottelumenettelyä voidaan jatkossa käyttää muun muassa silloin, kun hankintayksikön tarpeita ei voida tyydyttää olemassa olevilla ratkaisuilla, tai jos hankintaan kuuluu suunnittelua ja innovatiivisia ratkaisua.

Hankintayksikön on esitettävä hankintailmoituksessa, tarjouspyynnössä tai neuvottelukutsussa kuvaus tarpeistaan, hankinnan kohteelta vaadittavista ominaisuuksista, vertailuperusteista ja vähimmäisvaatimuksista. Neuvotteluihin valituilta tarjoajilta pyydetään alustava kirjallinen, suppea tarjous, niin sanottu ”pohja-asiakirja”. Tämän jälkeen hankintayksikkö voi pyytää uusia mukautettuja tarjouksia. Sen on neuvoteltava alustavien ja myöhempien tarjousten parantamisesta.

Tarjouspyyntöä tai neuvottelukutsua voidaan muuttaa, ei kuitenkaan pakollisiksi ilmoitettujen vähimmäisvaatimusten tai vertailuperusteiden osalta. Lopulta hankintayksikön on ilmoitettava neuvottelujen päättymisestä ja pyydettävä lopulliset tarjoukset, joista ei saa enää neuvotella.

Kilpailullinen neuvottelumenettely lähenee neuvottelumenettelyä

Kilpailullisen neuvottelumenettelyn käyttöedellytykset ovat uudessa laissa samat kuin neuvottelumenettelyssä. Menettelyn kulku on pääosin ennallaan.

Neuvotteluissa kartoitetaan keinoja ja ratkaisuvaihtoehtoja hankintayksikön tarpeiden tyydyttämiseksi. Neuvottelujen lopputuloksena on ratkaisuvaihtoehtojen karsiminen yhteen tai useampaan. Uutta on hankintayksikölle asetettu velvoite vahvistaa alustava aikataulu hankintailmoituksessa tai hankekuvauksessa

Puitejärjestelyt ovat yhä yleisempi hankintatapa

Puitejärjestelyt ovat monilla toimialoilla hyvin tyypillinen tapa tehdä julkisia hankintoja. Puitejärjestelyssä yksi tai useampi hankintayksikkö tekee yhden tai useamman toimittajan kanssa sopimuksen siitä, millä hinnalla ja ehdoilla hankintoja tehdään tietyn ajan kuluessa. Esimerkiksi valtion yhteishankintayksikkö Hansel Oy kilpailuttaa laajoja puitejärjestelyjä valtion hankintayksiköiden tarpeisiin, ja kuntien yhteishankintayksikkönä toimiva KL-Kuntahankinnat Oy puolestaan kuntia varten.

Puitejärjestelyn osapuolten, eli valittujen toimittajien ja puitejärjestelyn kautta hankintoja tekevien hankintayksiköiden tulisi säilyä muuttumattomana koko sopimuskauden ajan.

Tarjoajan kannalta ongelmallista voi olla, jos puitejärjestelyä käyttävät hankintayksiköt on ilmoitettu tarjouspyynnössä epämääräisesti. Viimeaikaisen oikeuskäytännön mukaan puitejärjestelyn tosiasiallinen laajuus jää epäselväksi ja hankintayksikkö voi syyllistyä menettelyvirheeseen, jos se esimerkiksi nimeää tarjouspyynnössä vain joitakin puitejärjestelyyn sitoutuneita asiakkaita ilmoittaen samalla, että kaikilla sen asiakkailla on mahdollisuus liittyä puitejärjestelyyn myöhemmin. Näin ilmoitettuna tarjoajilla ei välttämättä ole tarjousta tehdessään riittävää tietoa tulevan sopimuksen volyymistä ja laajuudesta.

Tarjoajan on hyvä huomata tarjousta laatiessaan myös se, että hankintayksikkö ei käytännössä koskaan sitoudu puitejärjestelyssä mihinkään kappale- tai euromääräisiin ostomääriin, vaan korkeintaan arvioi tulevaa volyymiä.

Toimittajat valitaan puitejärjestelyyn lain tarjoamien menettelyjen kautta, usein juuri edellä kuvatulla avoimella menettelyllä. Hankintayksikön on etukäteen sitovasti kerrottava, kuinka monta toimittajaa puitejärjestelyyn valitaan. Niitä voi olla yksi tai useampia, tarpeen vaatiessa kymmeniäkin.

Puitejärjestelyt eivät voi ilman perusteltua syytä olla voimassa neljää vuotta pidempään.

Puitejärjestelyn sisällä konkreettisia hankintoja tehdään puitejärjestelyyn valituilta toimittajilta jollakin seuraavista malleista:

  • Yhden toimittajan puitejärjestelyssä hankinnat tehdään ilman kilpailuttamista, puitejärjestelyssä vahvistettujen ehtojen mukaisesti, tarvittaessa kirjallisesti täydentäen.
  • Usean toimittajan puitejärjestelyssä, jossa hankinnan kaikki ehdot on sovittu jo puitejärjestelyn tarjouspyynnössä, toimittaja kuhunkin yksittäiseen hankintaan valikoituu ilman kilpailuttamista, puitejärjestelyn tarjouspyynnössä ennakkoon kuvatun puolueettoman mekanismin perusteella.
  • Usean toimittajan puitejärjestelyssä, jossa hankinnan kaikkia ehtoja ei ole sovittu puitejärjestelyn tarjouspyynnössä, toimittaja kuhunkin yksittäiseen hankintaan valikoituu puitejärjestelyn sisällä järjestettävän kilpailutuksen kautta, noudattaen ja tarvittaessa täsmentäen puitejärjestelyssä asetettuja tarjouksen valintaperusteita.
  • Usean toimittajan puitejärjestelyssä voidaan menetellä myös niin, että osa hankinnoista tehdään kohdan 2) mukaisen mekanismin kautta ilman kilpailutusta, ja osa kohdan 3) mukaisen kilpailuttamisen kautta. Jo puitejärjestelyn tarjouspyynnöstä on käytävä ilmi, miten määräytyy, kumman hankintatavan mukaan mikäkin hankinta tehdään puitejärjestelyn sisällä.

Puitejärjestelyn mallista riippumatta tavoitteena on, että puitejärjestelyn kilpailutukseen osallistuvat tarjoajat tietäisivät jo etukäteen, miten niiden menestys kilpailutuksessa vaikuttaa niiden asemaan puitejärjestelyn sisällä aikanaan tehtävissä hankinnoissa.

Menestymisen puitejärjestelykilpailutuksessa tulisi luonnollisesti heijastella toimittajan menestystä puitejärjestelyn voimassa ollessa tehtävissä hankinnoissa, tapahtuipa se millä tahansa edellä kuvatuista malleista. Yritysten kannalta hyvin epätyydyttävä tilanne on, jos puitejärjestelyyn valitaan ensin mukaan käytännössä kaikki toimialan yritykset, ja hankintoja tehdään sitten puitejärjestelyn sisällä mielivaltaisin perustein, niin että pahimmassa tapauksessa puitejärjestelykilpailutuksessa viimeiseksi sijoittunut saa puitejärjestelyn aikana enemmän myyntiä kuin kilpailutuksen voittanut.

On hyvä huomata, että mikäli puitejärjestelyn sisällä tehtävän hankinnan arvo jää alle kansallisten kynnysarvojen, hankinta voidaan tehdä suoraan halutulta puitejärjestelyyn valitulta toimittajalta.

Innovaatiokumppanuus on täysin uusi menettely

Kokonaan uutena hankintamenettelynä on lakiin lisätty innovaatiokumppanuus. Se yhdistää tutkimus- ja kehittämispalveluhankinnan sekä kyseisen työn lopputuloksena syntyneen idean tai prototyypin hankinnan samaan hankintamenettelyyn

Innovaatiokumppanuutta voidaan käyttää hankintamenettelynä silloin, kun hankintayksikön tarpeita ei voida täyttää markkinoilla jo olevilla tuotteilla, ainakaan ilman olennaisia muutoksia niihin.

Neuvotteluihin mukaan otettavien ehdokkaiden määrää voidaan rajata ennalta kuten neuvottelumenettelyissäkin. Hankintayksikön on alussa määriteltävä tarve, tavoitteet ja vähimmäisvaatimukset. Tämän jälkeen menettely vastaa pitkälti neuvottelumenettelyä

Innovaatiokumppanuuden käyttömahdollisuuksia  rajoittaa se, että kumppanuus on perustettava yhden tai useamman sellaisen kumppanin kanssa, joka harjoittaa erillisiä tutkimus- ja kehittämistoimintoja. Innovaatiokumppanuudessa on asetettava välitavoitteita ja määriteltävä korvaukset. Yritysten kannalta tärkeää on, että kumppanuudessa sovitaan täsmällisesti teollis- ja tekijänoikeuksien jakautumisesta osapuolten kesken. Tämän tulisi käydä selvästi ilmi jo ensimmäisistä menettelyn asiakirjoista lähtien.

Alkuun

3.5.2. Paljonko tarjoajille pitää antaa aikaa tarjouksen tekemiseen

EU-hankinnoissa laki määrää, kuinka paljon hankintayksikön on vähintään annettava yrityksille aikaa tarjousten tai osallistumishakemusten jättämiselle eri menettelyissä.

Yritysten kannalta valitettavaa on, että uudessa laissa on lyhennetty vähimmäismääräaikoja kautta linjan. Esimerkiksi yleisimmin käytetyssä avoimessa menettelyssä hankintayksikön on varattava tarjousten jättämiselle vähintään 35 päivää hankintailmoituksesta. Vähimmäisaika on siis käytännössä lyhentynyt kymmenellä päivällä aiemmasta.

Toisaalta laki määrää, että hankintayksikön on aina otettava määräaikoja asettaessaan huomioon hankinnan laatu ja monitahoisuus sekä tarjousten laatimisen ja toimittamisen vaatima aika. Tarjousaikaa on siis tarvittaessa annettava ehdotonta minimiaikaa reilummin.

Tarjoajille koituu hieman lisää valmisteluaikaa myös siitä uudesta säännöstä, että kilpailutukseen liittyvät asiakirjat on jatkossa asetettava tarjoajien saataville heti hankintailmoituksen julkaisupäivänä.

Hankintayksikön asettama määräaika on ehdoton; vaikka tarjous myöhästyisi vain minuutin, hankintayksikkö joutuu todennäköisesti hylkäämään tarjouksen liian myöhään saapuneena.

3.5.3. Missä hankinnoista ilmoitetaan

Kansallisia hankintoja lukuun ottamatta hankintayksikön tulee ilmoittaa alkavista kilpailutuksista sähköisesti internet-osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi eli HILMAssa. Myös esimerkiksi  kansallisten hankintojen avoimuusvaatimus täyttynee helpoimmin ilmoittamalla niistäkin samaisessa portaalissa. Lisäksi hankintayksiköt voivat luonnollisesti ilmoittaa kilpailutuksistaan esimerkiksi omilla internet-sivuillaan.

Omaa toimialaa ja yritystä itseään koskevien ilmoitusten seurantaa varten on saatavilla erilaisia kaupallisia palveluja. Luonnollisesti myös tiivis yhteydenpito hankintayksiköihin auttaa ennakoimaan, milloin kiinnostavia kilpailutuksia on alkamassa.

3.5.4. Miten hankinnan kohde kuvataan

Koska tarjoajien on tarjottava juuri sitä, mitä hankintayksikkö pyytää, on tärkeää tutustua huolella siihen, miten hankinnan kohde on kuvattu kilpailutusasiakirjoissa. EU-hankintojen kohdalla laki asettaa tälle tietyt pelisäännöt.

Miten hankinnan voidaan kuvata ja mitä todisteita tarjoajalta voidaan vaatia

Hankintayksikkö kertoo kilpailutusasiakirjoissa, mitä tavaraa, palvelua tai rakennusurakkaa se on ostamassa. Hankinnan kohdetta voidaan kuvata muun muassa ominaisuuksilla, joita siinä on vähintään oltava.

Hankintayksikkö voi kuvata hankinnan kohdetta viittaamalla kansallisiin standardeihin, joilla saatetaan voimaan eurooppalaisia standardeja. Tarjoajien turvaksi laki määrää, että hankintayksikön on kuitenkin hyväksyttävä myös tuotteet, jotka eivät ole standardin mukaisia, mutta täyttävät niissä asetetut, hankinnan kohteeseen liittyvät vaatimukset.

Hankintayksikön on siten hyväksyttävä, että tarjoaja osoittaa muulla asianmukaisella tavalla standardin relevanttien vaatimusten täyttymisen.

Vaatimustenmukaisuuden toteamisessa hankintayksikkö voi edellyttää sertifikaatteja tai testausraportteja, mutta jos tarjoajalla ei ole itsestään riippumattomista syistä mahdollisuutta käyttää niitä, myös muu asianmukainen näyttö on hyväksyttävä.

Miten hankinnan kohdetta ei saa kuvata

Hankinnan kohdetta ei jatkossakaan saa kuvata viittaamalla valmistajaan tai tavaramerkkiin. Hankintayksikkö ei siis voi vaatia Audi-merkkistä autoa tai Canon-merkkistä kopiokonetta, paitsi jos hankinnan kohdetta ei muutoin ole mahdollista kuvata riittävän tarkasti ja kaikille tarjoajille ymmärrettävästi. Tällöinkin vaatimuksen perään on aina liitettävä lievennyksenä ”tai vastaava”.

Pitääkö tarjoamallasi tuotteella olla esim. tietty ympäristömerkki

Toisin kuin tavaramerkin kohdalla on tilanne, hankintayksikkö voi uuden lain mukaan vaatia tiettyä merkkiä, kuten vaikkapa EU-kukkaa tai Joutsen-merkkiä, näytöksi siitä, että hankinnan kohde vastaa vaadittuja ympäristö-, sosiaalisia tai muita ominaisuuksia. Sääntely on tältä osin tarjoajalle varsin ankaraa. Jos tarjoajan tarjoamalla tuotteella ei ole hankintayksikön vaatimaa merkkiä, se on heikoilla. Muut asianmukaiset todistuskeinot ovat nimittäin käytettävissä vain, jos tarjoajalla ei todistettavasti ole itsestään riippumattomista syistä ollut mahdollisuutta saada vaadittua tai vastaavaa merkkiä.

Toki vaadittavan merkin on oltava kohtuudella kaikkien saatavilla, avoimesti valmisteltu, syrjimätön ja relevantti hankinnan kohteen kannalta.

Alkuun

3.5.5. Entä jos tarjouksesi ei olekaan tarjouspyynnön mukainen

Uusi laki ei tuo muutosta siihen tosiasiaan, että on tarjoajan vastuulla tehdä tarjouspyynnön mukainen tarjous. Hankintayksiköllä on oikeus, ja usein jopa velvollisuus hylätä tarjouspyynnön vastainen tarjous. Näin on täysin riippumatta siitä, kuinka edullinen ja laadukas tarjouksesi muuten on.

Julkisten hankintojen erityispiirteenä on tärkeää ymmärtää, kuinka tarkkaan tarjoajan on tarjottava juuri sitä tuotetta ja niillä ehdoilla, joita kilpailutusasiakirjoissa vaaditaan. Merkitystä ei ole sillä, kuinka tarkoituksenmukaisena tarjoaja pitää hankintayksikön asettamia vaatimuksia. Vaikka hankintayksikkö olisi mielestäsi ostamassa vanhentunutta tuotetta, tai vaatimassa itselleen epäedullisia ehtoja, tarjous ei ole oikea paikka vastustaa vaatimuksia. Tällaiset seikat on tuotava esiin mielellään jo mahdollisessa vuoropuhelussa ennen kilpailutuksen alkamista, tai viimeistään hankintailmoituksen julkaisemisen jälkeen ennen tarjousten jättämistä.

Uusi laki antaa onneksi hankintayksikölle hieman aiempaa enemmän mahdollisuuksia täsmennyttää tarjouksia. Jos tarjouksessa tai osallistumishakemuksessa olevat tiedot ovat puutteellisia tai virheellisiä taikka jos jotkut tiedot puuttuvat, hankintayksikkö voi pyytää toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään puutteellisia tai virheellisiä tietoja tai asiakirjoja määräajassa.

Muodolliset tai epäolennaiset puutteet, kokonaisuuden kannalta vähämerkityksiset virheet, puuttuva allekirjoitus, puuttuva tarjouksen voimassaolotieto, hinnoittelua koskeva virhe, puuttuva hintatieto, jota ei käytetä vertailussa, puuttuva osahinta, jonka merkitys vertailussa pieni, puuttuva liite tai vastaavat seikat eivät uuden lain myötä välttämättä enää johda tarjouksen hylkäämiseen tarjouspyynnön vastaisena, kuten saattoi olla tilanne aiemman lain mukaan.

On hyvä huomata, että laajentuneessa täsmentämismahdollisuudessa on kyse vain hankintayksikön oikeudesta, ei velvollisuudesta. Tarjoaja ei voi tuudittautua siihen uskoon, että tarjouksen voi tehdä huolimattomasti, ja hankintayksikkö antaa myöhemmin mahdollisuuden saatella tarjouspyynnön vastainen tarjous tarjouspyynnön mukaiseksi.

Alkuun

3.5.6. Hankintasopimuksen jakaminen osiin ja muut pk-yritysten osallistumismahdollisuudet

Hankintalakiuudistuksessa kiinnitettiin kiitettävän paljon huomiota siihen epäkohtaan, että pk-yritysten on ollut vaikea osallistua julkisiin tarjouskilpailuihin. Lain tavoitteisiin asti on nyt nostettu pyrkimys pk-yritysten osallistumisen mahdollistamiseen.

Uusi laki määrää, että jos hankintayksikkö ei jaa EU-hankintaa osiin, sen on perusteltava hankinta-asiakirjoissa miksi se ei tee niin. Tarkoituksena on helpottaa pk-yritysten osallistumismahdollisuuksia. Hankintasopimus voidaan jakaa osiin esimerkiksi maantieteellisesti tai tuotekohtaisesti.

On hyvä huomata, että osiin jaetun sopimuksen osat on kaikki kilpailutettava hankintalain edellyttämällä tavalla. Osiin jakamisessa on siis kyse eri asiasta kuin kielletyssä hankinnan pilkkomisessa keinotekoisesti osiin kilpailuttamisvelvollisuuden välttämiseksi.

Hankintayksikkö voi halutessaan määrätä, kuinka moneen sopimuksen osaan yksi tarjoaja voi tulla valituksi. Tarjoajalle on tällöin oleellista, millä säännöillä ratkaistaan, mihin osiin tulee valituksi tarjoaja, joka kilpailutusmenestyksen perusteella tulisi valituksi enimmäismäärää useampiin osiin.

Pk-yritysten osallistumismahdollisuutta helpottaa myös uuden lain määräys, jonka mukaan hankintayksikkö ei ilman erityistä syytä saa edellyttää tarjoajilta vähimmäisliikevaihtona enempää kuin kaksi kertaa hankintasopimuksen arvo. Kiellettyä olisi siis esimerkiksi tilanne, jossa hankintayksikkö ilman erityistä syytä vaatisi miljoonan euron arvoisessa palveluhankinnassa, että tarjouskilpailuun mukaan pääsevien yritysten liikevaihdon täytyisi olla vähintään kolme miljoonaa euroa.

Pk-yrityksen on lisäksi hyvä tarkastaa tarjouspyynnöstä, sallitaanko osatarjoukset. Silloin kun hankinta tuntuu itselle liian suurelta, voi luonnollisesti harkita alihankkijan käyttämistä, tai asettautumista itse alihankkijaksi tarjouskilpailuun osallistuvalle suuremmalle yritykselle. Tarjouksen voi tehdä myös yhdessä kilpailijoiden kanssa, jos yksin osallistuminen ei ole tarjouspyynnön vaatimusten valossa millään keinoin mahdollista, mutta tällöin on kiinnitettävä aivan erityistä huomiota kilpailusääntelyyn ja siinä kiellettyyn kilpailijoiden väliseen tietojenvaihtoon. Kilpailuviranomaisen epäilykset saa taatusti herätettyä, jos tekee kilpailijansa kanssa yhteisen tarjouksen tarjouskilpailussa, johon olisi yksinkin ollut kelpoinen osallistumaan.

Alkuun

3.5.7. Alihankinnat entistä tiukempaan syyniin

Uusi laki asettaa alihankkijoiden käytön aiempaa tiukempaan valvontaan.

Hankintayksiköllä on oikeus vaatia tarjoajaa tai ehdokasta ilmoittamaan alihankintoina teetettävät osuudet ja alihankkijat. Hankintayksiköllä ei kuitenkaan ole oikeutta kieltää tarjoajaa käyttämästä alihankkijoita ilman erityisiä syitä.

Rakennusurakan tai hankintayksikön välittämässä valvonnassa olevissa tiloissa tehtävien palveluhankintojen alihankintatöiden osalta hankintayksiköllä on halutessaan oikeus vaatia tarjoajalta tietoja alihankkijoista yhteystietoineen ja edustajineen. Hankintayksikkö voi halutessaan ulottaa tämän kontrollin myös muihin sopimuksiin ja pidemmälle alihankintaketjuun.

Kokoamis- ja asennustöissä hankintayksikkö voi vaatia, että tarjoaja itse toteuttaa kriittiset tehtävät.

Poissulkuperusteet koskevat myös alihankkijoita. Pakollisen poissulkuperusteen kohdalla hankintayksikön on vaadittava alihankkijan vaihtamista. Harkinnanvaraisen poissulkuperusteen kohdalla hankintayksiköllä on oikeus vaatia alihankkijavaihdosta.

Alihankkijaksi katsotaan hankintalain näkökulmasta vain konkreettisesti tavaran tai palvelun tuottamiseen osallistuva toimittaja, ei esimerkiksi palveluntarjoajan tavarantoimittaja tai tilintarkastaja.

3.5.8. Pakollisia poissulkemisperusteita tuli lisää

Tietyissä tilanteissa hankintayksikön on pakko sulkea yritys pois tarjouskilpailusta. Näin on jo edeltävän lain aikaan ollut, jos yrityksellä tai sen vastuuhenkilöillä on kontollaan tuomio liittyen vaikkapa lahjuksen antamiseen, veropetokseen tai rahanpesuun. Uusi laki toi entisten lisäksi uusia pakollisia poissulkuperusteita.

Työturvallisuusrikokset voivat johtaa yrityksen poissulkemiseen tarjouskilpailusta

Jatkossa tarjouskilpailusta on poissuljettava yritys, jonka vastuuhenkilö on rikosrekisteristä ilmenevällä lainvoimaisella tuomiolla tuomittu mm. työturvallisuusrikoksesta, työaikasuojelurikoksesta, työsyrjinnästä, työntekijöiden järjestäytymisvapauden loukkaamisesta tai luvattoman ulkomaisen työvoiman käytöstä. Pakollinen poissulkuperuste ei kuitenkaan ole käsillä, jos rikos on johtanut vain vastuuhenkilön sakkotuomioon tai tarjoajayrityksen saamaan yhteisösakkoon.

Tarjouskilpailun voittajan on toimitettava hankintayksikölle rikosrekisteriotteet vastuuhenkilöistään  

Se, miten yrityksen tulee uuden lain johdosta todistaa puhtoisuutensa, on omiaan aiheuttamaan tarjouskilpailun voittajalle suurta taakkaa. Uuden lain mukaan hankintayksikön on suljettava ehdokas tai tarjoaja tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos sen tiedossa on, että ehdokas tai tarjoaja tai sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävä henkilö on rikosrekisteristä ilmenevällä lainvoimaisella tuomiolla tuomittu lainkohdassa luetelluista rikoksista rangaistukseen.

Näyttönä siitä, että tällaista poissulkuperustetta ei ole käsillä, toimii oikeusrekisterikeskukselta tilattava rikosrekisterinote kaikista relevanteista yrityksen edustajista.  Tällaisia henkilöitä olisivat laajasti arvioituna yrityksen pää- tai toimitusjohtaja, varatoimitusjohtaja, hallituksen puheenjohtaja, nimenkirjoittaja, prokuristi, yhdistyksen puheenjohtaja, yksityinen elinkeinonharjoittaja, avoimen yhtiön yhtiömies ja kommandiittiyhtiön vastuunalainen yhtiömies.

Tarjouskilpailun voittanut yritys saattaa siten joutua tilaamaan rikosrekisterinotteet kenties kymmenistä, jopa sadoista henkilöistä. Kyseisiltä henkilöiltä on lisäksi hankittava suostumus rikosrekisteriotteen antamiseen. Ainoa helpotus on, että yritys saa pitkälti itse arvioida, ketkä ovat yrityksessä ne henkilöt, joiden osalta rikosrekisterinote on syytä toimittaa. Hankintayksikkö saa lähtökohtaisesti luottaa yrityksen arvioon.

Pakollinen poissulkuperuste ei ole enää käytettävissä, kun lainvoimaisesta tuomiosta on kulunut yli viisi vuotta. Jos esimerkiksi yrityksen toimitusjohtaja on tuomittu vuonna 2010 lainvoimaisella tuomiolla rangaistukseen veropetoksesta, hankintayksikkö ei enää voi sulkea yritystä pois tarjouskilpailusta pakolliseen poissulkemisperusteeseen vedoten.

Alkuun

3.5.9. Myös Harkinnanvaraisia poissulkemisperusteita tuli lisää

Tietyissä tilanteissa hankintayksikkö voi sulkea yrityksen pois tarjouskilpailusta niin hyväksi harkitessaan. Tällöin kyse ei ole aivan niin vakavista rikkomuksista kuin pakollisten poissulkuperusteiden kohdalla.

Myös harkinnanvaraisia poissulkuperusteita on tullut lisää. Esimerkiksi työehtosopimusvelvoitteiden räikeä ja toistuva, piittaamattomuutta TES:n määräyksistä osoittava rikkominen oikeuttaa hankintayksikön sulkemaan yrityksen pois tarjouskilpailusta. Samoin on tilanne, jos tarjoajalla on ollut merkittäviä tai toistuvia puutteita suorituksissa aikaisempien hankintasopimusten täyttämisessä. Puutteiden on oltava objektiivisesti todistettavissa, ja niiden on tullut johtaa seuraamuksiin, kuten sopimuksen päättymiseen tai korvauksiin. Kyseessä voivat olla ongelmat muunkin hankintayksikön kuin sen kanssa, joka poissulkemista harkitsee.

Hankintayksikkö ei voi sulkea tarjoajaa tarjouskilpailun ulkopuolelle enää sen jälkeen, kun tapahtumasta on kulunut yli kolme vuotta. Jos esimerkiksi yrityksen hankintasopimus toisen hankintayksikön kanssa on purettu toistuvien laatuongelmien vuoksi vuonna 2013, hankintayksikkö ei voi enää tänään vedota tapahtumaan poissulkuperusteena.

3.5.10. Lisääntyneiden poissulkuperusteiden vastapainoksi ehdokkaalle tai tarjoajalle on annettu oikeus korjaaviin toimenpiteisiin (Self cleaning)

Vastapainona lisääntyneille pakollisille ja hankinnanvaraisille poissulkuperusteille uusi laki takaa ehdokkaalle tai tarjoajalle oikeuden esittää näyttöä luotettavuudestaan siitä huolimatta, että jokin poissulkuperuste täyttyisi sen kohdalla. Jos näyttö ja luotettavuus ovat riittävät, kyseistä ehdokasta tai tarjoajaa ei saa sulkea pois tarjouskilpailusta. Näytön riittävyys jää luonnollisesti hankintayksikön arvioitavaksi.

Korjaava toimenpide voi olla esimerkiksi aiheutuneiden vahinkojen korvaaminen tai uusien rikkomusten estäminen organisaatioon ja henkilöstöön liittyvillä toimenpiteillä. Jos esimerkiksi yrityksen hallituksen puheenjohtaja on viime vuonna tuomittu vankeusrangaistukseen työturvallisuusrikoksesta, ja pakollinen poissulkuperuste olisi sinänsä käsillä, yritys voi esittää korjaavina toimenpiteinä, että kyseinen henkilö on erotettu tehtävistään, ja yrityksen johtohenkilöille on vastaavien rikkomusten estämiseksi järjestetty laaja työturvallisuuden koulutusohjelma.

3.5.11. Yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja (ESPD) on tarkoitettu helpottamaan yritysten näyttötaakkaa

Uusi laki velvoittaa hankintayksikön käyttämään yhteistä eurooppalaista hankinta-asiakirjaa alustavana näyttönä yhtäältä siitä, että tarjoaja täyttää kaikki tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusedellytykset, ja toisaalta siitä, ettei sen kohdalla täyty mikään edellä käsitellyistä pakollisista tai harkinnanvaraisista poissulkuperusteista. Hankintayksiköiden on siirryttävä asiakirjan sähköiseen versioon viimeistään 18.10.2018.

Dokumentin tarkoituksena on helpottaa tarjoajien asemaa, kun kaikki hankintayksiköt pyytävät tietyt tiedot ja vakuutukset yhteneväisellä formaatilla, sijaintivaltiosta tai toimialasta riippumatta. Käytännön toteutus on kuitenkin ensi vaiheessa heikko, eli komission luoma dokumentti on tällä hetkellä kohtuuttoman vaikea täyttää. Komissio muuttanee asiakirjaa lähiaikoina yksinkertaisemmaksi.

Työ- ja Elinkeinoministeriön internet-sivuilta löytyy tuore opas asiakirjan täyttämiseksi 

Asiakirjan etuna voi vielä mainita, että samaa asiakirjaa voi käyttää useissa hankintamenettelyissä vain vahvistamalla, että se on edelleen voimassa. Tämä on luonnollisesti mahdollista vain sillä edellytyksellä, että eri kilpailutuksissa asetetut soveltuvuusvaatimukset ovat yhtenevät.

3.5.12. Tarjouksen valintaperusteissa korostuvat yhä enemmän ympäristö- ja sosiaaliset kriteerit

Kun tarjoaja on todettu yrityksenä soveltuvaksi tarjoamaan, ja sen tarjous on todettu tarjouspyynnön mukaiseksi, päästään valitsemaan paras tarjous. Tämä tapahtuu tarjouspyynnössä ilmoitettujen tarjouksen valintaperusteiden (=vertailuperusteiden) mukaisesti. Tarjousvertailussa arvostetaan niitä ja vain niitä tekijöitä, joita kilpailutusasiakirjoissa on luvattu arvostaa.

Uuden lain mukaan tarjouksista on aina valittava kokonaistaloudellisesti edullisin. Se tarkoittaa joko hinnaltaan halvinta, kustannuksiltaan edullisinta tai hinta-laatusuhteeltaan parasta tarjousta.

Uusi laki korostaa laadun merkitystä, ja estelee halvimman hinnan käyttöä valintaperusteena. Jos niin tehdään muissa kuin tavarahankinnoissa, hankintayksikön on perusteltava ratkaisunsa.

Hinta-laatusuhteen vertailuperusteet voivat liittyä laadullisiin, yhteiskunnallisiin, ympäristö- tai sosiaalisiin näkökohtiin tai innovatiivisiin ominaisuuksiin. Hankintayksikölle jää näin verraten laaja oikeus määrittää, mitä laadullisia ominaisuuksia se pitää vertailemisen arvoisina. Rajoittavana tekijänä on, että vertailuperusteiden on aina liityttävä hankinnan kohteeseen ja oltava syrjimättömiä.

Laadulliset ominaisuudet voivat liittyä vaikkapa tavaran takuuajan pituuteen tai suorituskykyyn. Ympäristöominaisuudet voivat olla esimerkiksi ajoneuvon vähäpäästöisyyttä. Sosiaalisista ominaisuuksista esimerkkinä voi ajatella hankinnan kohteena olevaa palvelua tuottavaan henkilöstöön kohdistuvaa tasa-arvo-ohjelmaa tai konkreettisia työsuojelutoimenpiteitä.

Vertailuperuste ei kuitenkaan saa olla liian yleinen tai epämääräinen, kuten ”yrityksen toimintamalli”, ”työturvallisuus” tai ”palvelun tuottamistapa”.

Palvelua tuottavan henkilöstön pätevyys ja kokemus voi olla vertailuperuste, jos sillä on vaikutusta sopimuksen toteuttamiseen. On siis mahdollista käyttää tarjouksen vertailuperusteena sitä, kuinka hyvät ansioluettelot palvelun tuottamiseen nimenomaisesti osoitetuilla henkilöillä on.

Yrityksen referenssit sen sijaan ovat lähtökohtaisesti yrityksen soveltuvuusperuste eikä tarjouksen vertailuperuste. Kiellettyä on ainakin se, että ensin soveltuvuusperusteena vaadittaisiin yritykseltä vaikkapa referenssejä kolmesta vastaavanlaisesta hankkeesta viideltä viime vuodelta, ja sitten käytettäisiin vielä samaisia referenssejä tarjouksen valintaperusteena, vertaillen miltä yritykseltä löytyy eniten kyseisenlaisia referenssejä.

Hankintayksikkö voi luonnollisesti käyttää vertailuperusteena elinkaarikustannuksia. Tuotanto-, kuljetus-, käyttö-, ylläpito- ja käytöstä poistokustannusten lisäksi voidaan vertailla vaikkapa tavaran tuottamisen ulkoisia ympäristövaikutuksia, sikäli kuin ne ovat rahallisesti mitattavissa.

Alkuun

********************************************

4. Saako hankintayksikkö keskeyttää aloittamansa kilpailutuksen

Säännökset hankintamenettelyn keskeyttämisestä eivät muuttuneet lakiuudistuksessa, mutta koska EK saa aiheesta jatkuvasti kysymyksiä, on syytä kerrata pääperiaatteet.

Kerran aloitettu hankintamenettely voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä. Hankintamenettely alkaa hankintailmoituksen julkaisemisella. Lähtökohta on, että tämän jälkeen menettely viedään loppuun asti, eli sen perusteella tehdään kirjallinen hankintapäätös, ja valitun toimittajan kanssa tehdään kirjallinen hankintasopimus.

Sallittua ei ole esimerkiksi aloittaa kilpailutus markkinatarjonnan testaamiseksi ja vallitsevan hintatason selvittämiseksi. Eri asia on, että jos saadut tarjoukset ylittävät selvästi hankintayksikön käytettävissä olevat varat, hankinta lienee pakko keskeyttää ja valmistella uudelleen niin, että hankinnan kohde ja vaatimukset suhteutetaan käytettävissä oleviin varoihin.

On kaikkien etu, että hankinta keskeytetään, jos kilpailutusasiakirjat ovat pahasti puutteellisia tai virheellisiä.

Alkuun

********************************************

5. Eteneminen hankintapäätökseen ja sitä kautta hankintasopimukseen voittajan kanssa

Uusi laki ei tuo muutosta siihen, että hankintayksikön on tehtävä kirjallinen päätös kaikista ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista perusteluineen. Hankintapäätös annetaan kirjallisesti tiedoksi kaikille niille, joita asia koskee. Käytännössä hankintayksikkö ilmoittaa kaikille tarjoajille ja ehdokkaille henkilökohtaisesti, mikä on kilpailutuksen lopputulos, ja miten kukakin on kilpailutuksessa menestynyt.

Hankintapäätöksen jälkeen hankintayksikön on tehtävä valitun tarjoajan kanssa kirjallinen hankintasopimus. EU-hankinnoissa hankintayksikön pitää tosin ennen hankintasopimuksen tekemistä odottaa, kunnes on kulunut 14 päivää siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tiedoksi hankintapäätöksen.

Ennen hankintasopimuksen tekemistä hankintayksikön on vaadittava valitulta tarjoajalta todistukset ja selvitykset pakollisten poissulkuperusteiden ja soveltuvuusvaatimusten osalta. Valittu tarjoaja on luonnollisesti aiemmassa vaiheessa vakuuttanut, että ko. asiat ovat sen osalta kunnossa. Voittajan ja vain voittajan kohdalla tarkistetaan todistusten kautta, että vakuutus pitää paikkansa.

Alkuun

********************************************

6. Entä jos koet että kilpailutus ei mennyt oikein

Jos hankintayksikön kohdassa 5 kuvattu ratkaisu on mielestäsi jollain tavalla virheellinen, sinulla on käytettävissäsi useita keinoja puuttua tilanteeseen.

Hankintayksikkö on esimerkiksi saattanut mielestäsi kohdella sinua syrjivästi, tai kilpailijaasi suosivasti, tai toiminut toisin kuin kilpailutusasiakirjoissa on annettu ymmärtää. Tarjouspyyntö on saattanut olla mielestäsi epäselvä, ja olet ymmärtänyt sen vaatimukset eri tavalla kuin hankintayksikkö on tarkoittanut.

Ennakkovaikuttaminen

Kuten jo aiemmin on todettu, hankintayksikön kanssa on hyvä tehdä yhteistyötä jo ennen kilpailutusta ja kilpailutusten välillä. Jos pääset vaikuttamaan kilpailutuksen ja sen asiakirjojen valmisteluun, voit jo varhaisessa vaiheessa tuoda hankintayksikön tietoon havaitsemiasi epäkohtia. Voit yrittää saada hankintayksikön muuttamaan esimerkiksi syrjiväksi kokemaasi tarjouspyynnön vaatimusta, tai toimialalle vieraita sopimusehtoja taikka hinnoittelumallia. Tämä ei tietenkään tarkoita, että voisit houkutella hankintayksikön räätälöimään tarjouspyynnön vaatimukset juuri sinulle edullisiksi.

Lisäkysymykset

Tarjouspyynnössä annetaan usein tarjoajille mahdollisuus esittää hankintayksikölle lisäkysymyksiä ennen tarjousten jättämisen määräajan umpeutumista. Hankintayksikkö vastaa kysymyksiin kaikille tarjoajille, ei pelkästään kysyjälle.

Voit puuttua lisäkysymysten kautta epäreiluiksi tai virheellisiksi kokemiisi kohtiin kilpailutuksessa taikka sen asiakirjoissa. Kysymyksiä kannattanee tehdä jopa silloin, vaikka siihen ei olisi annettu nimenomaista mahdollisuutta. On kaikkien etu, jos hankintayksikkö havaitsee jo varhaisessa vaiheessa vaikkapa tarjouspyyntöön eksyneen syrjivän ehdon.

Hankintaoikaisu

Hankintayksikkö voi itse oikaista virheellisen päätöksensä tai ratkaisunsa. Sillä on tähän aikaa 90 päivää kyseisestä ratkaisusta.

Asianosaisella, esimerkiksi kaltoin kohdelluksi itsensä tuntevalla tarjoajalla puolestaan on aikaa esittää oikaisuvaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun se on saanut tiedon kyseisestä ratkaisusta.

Hankintaoikaisu on käytettävissä kaikissa hankinnoissa niiden arvosta riippumatta, jopa kansallisten kynnysarvojen alle jäävissä pienhankinnoissa.

Hankintaoikaisua vaativan on tärkeää huomata, että seuraavana käsiteltävän markkinaoikeusvalituksen määräaika juoksee hankintaoikaisusta huolimatta. Tarjoajan ei tule ajautua tilanteeseen, jossa se hankintaoikaisuun kielteisen vastauksen saadessaan joutuu toteamaan, että markkinaoikeuteen on jo myöhäistä valittaa, eikä käytettävissä ole enää enempiä oikeusturvakeinoja.   

Markkinaoikeusvalitus

Se, jota asia koskee, voi valittaa hankintayksikön menettelyvirheestä markkinaoikeuteen. Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tiedon hankintapäätöksestä valitusosoituksineen. Valitusosoitus on dokumentti, jossa kerrotaan, miten hankintapäätöksestä käytännössä valitetaan markkinaoikeuteen. Jos tarjoaja tai ehdokas ei ole saanut hankintayksiköltä hankintapäätöksen ohessa valitusosoitusta, valituksen 14 päivän määräaika ei ala kulua.

Jos hankinnassa on menetelty hankintalain vastaisesti, markkinaoikeus voi muun muassa kumota virheellisen päätöksen ja määrätä hankintayksikön maksamaan hyvitysmaksua taholle, jolla olisi ollut todellinen mahdollisuus päätyä voittajaksi virheettömässä tarjouskilpailussa.

On hyvä huomata, että asianosainen voi valitusasiassa olla muukin kuin tarjouskilpailuun osallistunut tarjoaja tai ehdokas. Jos yritys vaikkapa päättää jättää osallistumatta tarjouskilpailuun johtuen tarjouspyynnön ankarista ehdoista, ja hankintayksikkö sitten luopuu kyseisistä ehdoista kilpailutuksen kuluessa, yrityksellä voi perustellusti olla tarve valittaa menettelystä. Toki myös myöhemmin sopimuskaudella sopimukseen tehtävät muutokset voivat johtaa siihen, että kilpailutukseen osallistumatonkin yritys saa perusteen valittaa.

Edellä kuvatun hankintaoikaisun lisäksi voi olla viisasta laittaa samanaikaisesti vireille valitus markkinaoikeuteen. Jos hankintaoikaisuvaatimus tuottaa yritykselle halutun tuloksen, se voi myöhemmin peruuttaa tarpeettomaksi käyneen valituksensa. Jos taas hankintayksikkö ei reagoi hankintaoikaisuvaatimukseen yrityksen toivomalla tavalla, se voi jatkaa asian edistämistä markkinaoikeusvalituksen kautta.

Markkinaoikeus saattaa kieltää hankintapäätöksen täytäntöönpanon tuomioistuinkäsittelyn ajaksi. Toisaalta hankinnan luonne voi olla sellainen, että markkinaoikeus sallii hankinnan väliaikaisen järjestämisen.

Markkinaoikeuteen valittaminen ei ole oikeudenkäyntimaksujen äskettäisen korotuksen jälkeen aivan ilmaista. Käsittelymaksu valittajalle on 2.000 – 6.000 euroa riippuen hankintasopimuksen arvosta. Toisin kuin esimerkiksi käräjäoikeudessa, markkinaoikeudessa häviäjä ei välttämättä joudu maksamaan vastapuolen oikeudenkäyntikuluja. Hieman yksinkertaistaen voisi sanoa, että hankintayksikkö joutuu korvaamaan valittajan oikeudenkäyntikuluja, jos sen menettelyvirhe on ollut päivänselvä ja moitittava. Valittaja taas voi joutua korvaamaan hankintayksikön oikeudenkäyntikuluja, jos sen valitus on ollut aivan ilmeisen turha ja perusteeton. Markkinaoikeus kohtuullistaa osapuolten oikeudenkäyntikuluvaatimuksia usein merkittävästi, eli maksettavaksi tuskin tulee tappiollisessa tapauksessakaan huomattavia vastapuolen oikeudenkäyntikuluja.

Oikeussuojakeinoja ei luonnollisestikaan tulisi käyttää kiusantekotarkoituksessa tai vaikkapa päättyvän sopimuksen pitämiseksi vielä hetken itsellä. Markkinaoikeuskontrolli on tarkoitettu selvien ja vaikutuksellisten menettelyvirheiden sekä epäoikeudenmukaisten ratkaisujen korjaamiseen.

Kilpailu- ja kuluttajaviraston valvonta

Uuden lain myötä Kilpailu- ja kuluttajavirasto (KKV) sai toimivallan valvoa, että hankintayksiköt noudattavat hankintalakia.

Toisin kuin hankintaoikaisun tai markkinaoikeusvalituksen kohdalla, kuka tahansa voi tehdä toimenpidepyynnön KKV:lle. Tällaisten ilmiantojen lisäksi KKV voi myös oma-aloitteisesti ryhtyä toimenpiteisiin.

KKV:n valvonta kohdistuu ensisijaisesti laittomiin suorahankintoihin, joiden täytäntöönpanon se voi kieltää. KKV voi myös tehdä markkinaoikeudelle esityksen seuraamusmaksun määräämisestä hankintayksikön maksettavaksi.

Toisin kuin valitus markkinaoikeuteen, toimenpidepyyntö KKV:lle ei aiheuta yrityksille kuluja. Toisaalta yrityksellä ei ole mitään takeita siitä, että KKV ryhtyy toimenpiteisin pyynnön johdosta, kun taas markkinaoikeusvalitus tulee aina käsitellyksi.

Oikeus saada tutkia kilpailutuksen oikeellisuutta ja vastapuolen asiakirjoja

Kun julkisissa hankinnoissa on kyse verovarojen käytöstä, jota täytyy pystyä valvomaan, on selvää, että pääosa kilpailutuksen asiakirjoista on julkisia kaikelle yleisölle. Julkiseen tarjouskilpailuun osallistuvan on hyvä ymmärtää siitä seuraava julkisuus lähtökohtana.

Asianosaisen oikeus tiedonsaantiin on vielä laajempi, sillä esimerkiksi valitusta aikovalla on oltava mahdollisuus saada tieto muustakin kuin julkisesta asiakirjasta, jos se on voinut vaikuttaa hänen asemaansa. Asianosaisenkin tiedonsaantioikeutta rajoittaa kuitenkin tarve suojata yritysten liike- ja ammattisalaisuuksia.

Hankintalakiuudistuksen yhteydessä muutettiin myös julkisuuslakia, siltä osin kuin siinä määrätään asianosaisen tiedonsaantioikeudesta julkisissa hankinnoissa. Aiemmin julkisuuslaissa määrättiin, että vaikka asianosaisella ei ole oikeutta toisen ehdokkaan tai tarjoajan liike- tai ammattisalaisuutta koskeviin tietoihin, niin tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta ja muusta tekijästä oli kuitenkin aina annettava. Nyt julkisuuslaissa määrätään, että asianosaiselle on aina annettava tieto tarjousten vertailussa käytetystä kokonaishinnasta. Asianosaisen tiedonsaantioikeus näyttäisi näin supistuneen aikaisemmasta, eli toisin sanoen liike- ja ammattisalaisuuksia suojataan aiempaa voimakkaammin.

Alkuun

********************************************

7. Hankintasopimuksen olennainen muuttaminen sopimuskaudella voi johtaa uudelleenkilpailuttamisvelvoitteeseen

Vaikka hankintalain säännökset ulottuvat periaatteessa vain siihen asti, kun hankintayksikkö on tehnyt hankintapäätöksen ja sen myötä tehnyt voittajan kanssa hankintasopimuksen, myös sopimuskaudella on huomioitava uuden hankintalain vaatimukset. Hankintasopimuksen olennainen muuttaminen sopimuskaudella johtaa nimittäin jatkossa sopimuksen uudelleenkilpailuttamisvelvoitteeseen.

Mikä sitten on hankintasopimuksen olennainen muutos? Lain mukaan ainakin seuraavat tilanteet:

  • Ehtomuutokset joilla olisi alunperin ollut vaikutusta osallistumisiin ja valikoitumisiin,
  • Muutokset jotka johtavat toimittajalle edullisempaan sopimukseen,
  • Sopimuksen soveltamisala laajenee huomattavasti tai
  • Sopimuskumppani vaihtuu, pois lukien tietyt yrityskauppatilanteet.

Laissa luetellaan lisäksi tilanteet, joissa sopimusta ei oleellista muutoksesta huolimatta tarvitse kilpailuttaa uudelleen:

  • Muutos perustuu jo hankintamenettelyn aikana tiedossa olleisiin selkeisiin ja täsmällisiin ehtoihin, jotka eivät muuta hankintasopimuksen tai puitejärjestelyn yleistä luonnetta.
  • Alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai –palveluja taikka tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista ja teknisistä syistä ja aiheuttaisi haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle.
    • Vaikutus saa kuitenkin olla enintään 50 % alkuperäisen sopimuksen arvosta.
  • Olosuhdemuutos jota huolellinen hankintayksikkö ei ole voinut ennakoida eikä muutos vaikuta hankintasopimuksen yleiseen luonteeseen.
    • Vaikutus saa kuitenkin olla enintään 50 % alkuperäisen sopimuksen arvosta.
  • Alkuperäinen sopimuskumppani korvataan uudella täsmällisen ehdon perusteella tai esimerkiksi yritysjärjestelyn johdosta.
  • Vähäarvoinen sopimusmuutos, joka alittaa EU-kynnysarvot eikä vaikuta sopimuksen yleiseen luonteeseen.
    • Kuitenkin enintään 10 % (tavara- ja palveluhankinnat) tai 15 % (rakennusurakat ja käyttöoikeussopimukset) alkuperäisen sopimuksen arvosta

Alkuun